Aménagement flex office : 10 conseils pour réussir votre transition organisationnelle
L’aménagement de bureau en flex office présente de belles promesses : des espaces de travail plus adaptés, des équipes plus agiles, des échanges plus fluides entre les collaborateurs,… Ce mode d’organisation qui consiste à renoncer aux postes de travail attribués pour adopter des postes de travail partagés, séduit de plus en plus les entreprises. Selon un sondage Deskeo de mars 2021, 55% des entreprises interrogées déclarent envisager le flex office. Néanmoins, sur les entreprises qui ont déjà adopté le concept, le bilan est mitigé. Seuls 34% dressent un constat pleinement positif.
Le flex office est un concept délicat à mettre en place. Il implique que l’entreprise se réinvente dans sa globalité. Si vous vous sentez prêt à franchir le pas, voici nos 10 conseils pour mener à bien votre projet et assurer sa réussite.
Ne surestimez pas l’économie immobilière
Le flex office permet en premier lieu de rationaliser les mètres carrés. L’objectif étant de transformer les espaces gagnés par les bureaux supprimés en espaces supplémentaires, utiles aux collaborateurs : salles de réunion, espaces collaboratifs, casiers individuels, zones de concentration… La diminution de surface est donc rarement à la hauteur de ce que les dirigeants imaginent.
Ne sous-estimez pas le taux d’occupation
Le télétravail peut permettre de réduire le nombre de postes de travail. Néanmoins, pour que cela fonctionne, il est indispensable d’encadrer un minimum l’équilibre entre présentiel et distanciel en organisant un roulement cohérent des équipes.
En moyenne, les entreprises adoptent un taux de 0,8 postes de travail par collaborateur en flex office. Toutefois, avant de le déployer, il est nécessaire d’étudier les habitudes et les usages des collaborateurs. Et, notamment, il est impératif de prendre en compte les spécificités des métiers. Certaines fonctions se prêtent très mal au flex office. Ainsi cette organisation ne concernera généralement qu’une partie des équipes. Il est également conseillé de prévoir un nombre de postes légèrement supérieur aux besoins identifiés. Cela permet de se laisser une marge d’ajustement et d’anticiper les pics de présence.
Multipliez les espaces
Le principal atout du flex office est de proposer aux collaborateurs un large éventail d’espaces, adaptés aux multiples actions d’une journée de travail. Ainsi les postes supprimés sont compensés par de nouveaux espaces : espaces collaboratifs, lieux de vie, phone booth, bulle pour s’isoler … Ces espaces offrent de nouvelles possibilités et constituent une opportunité de travailler autrement. Cet aménagement est d’autant plus pertinent qu’avec l’augmentation du travail en distanciel, le rôle du bureau évolue vers davantage de collaborativité et de convivialité.
Identifier les espaces
Les espaces dédiés au flex office doivent être clairement identifiés afin de conserver une bonne organisation du bureau. Ainsi un aménagement en flex office préconise la création de « quartiers » qui seront chacun dédiés à une équipe ou un groupe d’équipes qui interagissent régulièrement ensemble.
Adoptez un management de la confiance
Le passage au flex office implique un management basé sur la confiance. Le management de la confiance valorise la prise d’initiative et répond aux besoins d’agilité des entreprises d’aujourd’hui. L’entreprise privilégie ainsi la force du collectif, composé d’acteurs responsables capables de diriger, de s’organiser et de se coordonner. Le contrôle des salariés est donc à proscrire. Les managers restent toutefois indispensables au sein du collectif. Leur rôle et leur positionnement tendent alors vers celui de pilote qui montre la voie et de coach qui encourage ses équipes et entretien le lien entre les collaborateurs.
Le fait que la démarche soit portée par la direction est le moyen de le plus sûr de réussir sa transformation organisationnelle en flex office. Car au-delà d’un projet immobilier ou d’aménagement de bureau, le flex office est un projet ambitieux qui réinvente l’ensemble des pratiques managériales.
Désamorcez les résistances
La transition au flex office est difficile pour les salariés. Le frein psychologique a priori est très important et la résistance au changement est forte. Car qui dit flex office, dit perte de son espace personnel et cela peut être vécu comme une mise au ban de l’entreprise. Il est donc essentiel de convaincre les collaborateurs des bénéfices que ce système va apporter à leur qualité de vie au travail. Pour cela, il est indispensable que l’entreprise se renouvelle dans sa globalité. Autrement la perte du poste individuel peut être interprétée par les collaborateurs comme une solution d’économie faite au détriment des salariés et non comme une opportunité d’améliorer l’organisation du travail. D’autre part, la mise en place d’une solide stratégie de conduite du changement est nécessaire pour désamorcer les résistances. L’adhésion des collaborateurs est un processus qui peut prendre du temps. Néanmoins la résistance persistante de certaines personnes ne doit pas compromettre tout le projet. La dynamique positive portée par les autres collaborateurs finira par convaincre.
Misez sur la bienveillance
Le flex office implique une organisation rigoureuse. Néanmoins, la mise en place de règles trop strictes peut s’avérer contre-productive.
L’interdiction de s’assoir deux fois à la même place, de se rassembler avec les mêmes collègues peut braquer les esprits. L’objectif du flex office est bien-sûr de favoriser les échanges et le mélange des équipes. Mais cet objectif ne s’atteint pas par la contrainte. Les relations ne se forcent pas, elles se nouent et se construisent naturellement, dans le temps. La meilleure stratégie est donc d’encourager, sans imposer.
Humanisez l’espace de travail
L’un des risques les plus souvent soulevé avec le flex office est celui de la déshumanisation des bureaux. La dépersonnalisation du poste de travail ne doit pas forcément impliquer une dépersonnalisation des bureaux. Il est possible de proposer aux équipes de personnaliser leurs quartiers et aux collaborateurs d’investir les parties communes.
Envisagez une phase de test
Des études ont démontré que les collaborateurs qui ne pratiquent pas le flex ont une opinion défavorable du concept. A l’inverse, ceux qui le pratiquent sont pour la plupart conquis. Pour cette raison, il est conseillé de lancer un projet test auprès d’une équipe ayant une inclinaison pour ce modèle. Cette phase de « test and learn » permettrait avec le retour d’expérience, d’identifier les problèmes et de mieux appréhender un déploiement à plus grande échelle. Ce processus de co-construction qui implique directement les collaborateurs participe à la bonne pratique de la conduite du changement.
Conversion digitale
Pour que les collaborateurs soient opérationnels, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, il est nécessaire de bien équiper les collaborateurs et de proposer une infrastructure digitale performante et innovante.
La mise en place d’une digitale workplace au sein de l’entreprise est un pré-requis pour le bon fonctionnement du flex office. Cette interface unique, intuitive et conviviale, intègre l’ensemble des solutions de communication (téléphonie mobile, visiophonie,…), de collaboration (messagerie instantanée, partage et gestion de documents…), et de bureautique (logiciels professionnels, emails, agenda,…) nécessaires à la productivité des collaborateurs.
Des outils spécifiquement dédiés au flex office permettent d’enrichir la digital Workplace. De nombreux logiciels et applications permettent de fluidifier l’organisation, de monitorer le taux d’occupation des locaux et d’améliorer l’expérience utilisateurs.
La mise en place du flex office dans l’entreprise est un vrai challenge. Si de nombreuses entreprises ont réussi cette transformation, d’autres au contraire en reviennent. Avant de se lancer, il est donc primordial que l’entreprise s’interroge sur ses motivations et sur sa capacité à engager un certain nombre de transformations profondes dans son organisation. Si les feux sont au vert, alors, une bonne préparation, une organisation rigoureuse et un accompagnement par des professionnels du secteur conduiront cette transformation sur le chemin de la réussite.
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