Le flex office est-il la solution miracle de l’aménagement de bureaux ?
La crise sanitaire de la Covid-19 a accéléré les mutations dans le monde du travail. Le télétravail s’est installé dans nos modèles organisationnels. De nombreuses entreprises s’interrogent sur ces mètres carrés délaissés et sur l’opportunité d’adopter le flex office pour faire des économies sur leurs dépenses immobilières. D’autant plus que ce système permet d’instaurer également une « clean desk policy » en adéquation avec les règles sanitaires imposées par la pandémie. Selon le sondage Deskeo publié en mars 2021, 55 % des entreprises interrogées déclarent vouloir mettre en place le flex office prochainement. Le flex office est-il une solution miracle ? Quels sont les avantages et les inconvénients de ce concept ? Nous vous aidons à y voir plus clair.
Le flex office, qu’est-ce que c’est ?
Le flex office ou bureau flexible est un aménagement de bureau qui consiste à pas attribuer un poste de travail attitré aux collaborateurs sur leur lieu de travail mais de proposer des postes de travail en « libre-service ». Ce mode d’organisation a pour objectif de proposer aux collaborateurs des espaces de travail plus flexibles et mieux adaptés aux multiples actions d’une journée de travail afin de favoriser la productivité et la créativité. Le collaborateur peut ainsi aisément se mouvoir d’un espace de concentration pour écrire à une salle de brainstorming pour créer en équipe.
Le Flex office induit que le collaborateur n’a plus un espace personnel pour travailler mais une multitude d’espaces partagés. L’espace s’organise alors en fonction des usages. Le collaborateur choisira donc de s’installer dans la zone qui convient le mieux à la tâche qu’il doit accomplir.
Flex office, comment ça fonctionne ?
Le flex office peut être appliqué à l’ensemble des collaborateurs ou, plus raisonnablement, aux seules équipes dont les métiers et l’organisation de travail se prêtent à la mobilité.
Chaque salarié placé en flex office dispose d’un espace personnel sécurisé dans lequel il range son ordinateur, ses dossiers et ses affaires personnelles. Chaque matin, il est libre de s’installer dans l’espace de travail qui convient le mieux à son humeur, à sa mission du jour, à son besoin éventuel de collaborer : espace de concentration, open space, cabine téléphonique, salle de réunion, espace de brainstorming…. Quand le collaborateur quitte son espace il est tenu de le vider et de le nettoyer.
Flex office, un modèle complexe, entre opportunités et menaces
Les avantages du flex office
Rentabilisation de la surface de bureau et réduction des coûts
Entre le télétravail, les missions extérieures, les congés et les arrêts maladies, les bureaux d’aménagement classique déplorent beaucoup d’espace inutilisé. Pour une entreprise, chaque mètre carré est un coût. Le flex office permettrait ainsi d’optimiser le taux de productivité de chaque mètre carré et potentiellement de réduire la surface de bureaux. Plus que d’économiser de l’espace, le principal avantage du flex office est une meilleure rentabilisation l’espace de travail. Les postes supprimés sont alors transformés en espaces de travail, espaces de vie et services utiles aux collaborateurs présents sur le lieu de travail.
Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
Les collaborateurs recherchent un grand confort de travail et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. En passant moins de temps dans les transports, le télétravail favorise cet équilibre. En septembre 2020, 86 % des salariés affirmaient qu’ils voulaient dans l’idéal pratiquer le télétravail au moins un jour par semaine (Baromètre Paris Workplace 2020 SFL-IFOP). Synonyme de liberté et de flexibilité, le concept de flex office induit, par essence, l’adoption du télétravail dans l’entreprise.
Plus de productivité et de créativité
Le Flex office a pour objectif d’accroître la créativité et la productivité. En rompant avec la routine du travail conventionnel, le flex office ouvre de nouvelles perspectives et de nouvelles idées. En permettant aux collaborateurs de choisir le lieu le mieux adapté à leur tâche, il favorise l’efficacité et la qualité du travail.
Davantage d’échanges et d’interactions
La mobilité des collaborateurs au sein de l’entreprise favorise les contacts et les interactions entre l’ensemble des salariés de l’entreprise. Les échanges horizontaux et verticaux sont facilités. Ces rencontres créent du lien et peuvent permettre de développer une forte culture d’entreprise. D’autre part le flex office encourage la création d’espaces collaboratifs pour gagner en agilité et favoriser le travail en mode projet.
Un management de la confiance
Manager efficacement un groupe disséminé nécessite une révolution managériale et impose un management basé sur la confiance. Exit, les mesures de contrôle ! Le management de la confiance valorise l’autonomie, la prise d’initiative et répond aux besoins d’agilité des entreprises d’aujourd’hui.
Des locaux plus propres et plus éco-responsables
Fini les piles de dossiers qui s’entassent, les objets qui trainent… Les utilisateurs doivent impérativement vider et nettoyer leur poste après leur passage. C’est ce que l’on nomme la « Clean Desk Policy ». Un argument qui résonne particulièrement en période de pandémie. C’est également une bonne opportunité pour l’entreprise de mettre en place une politique plus vertueuse en matière d’écologie. En incitant ses collaborateurs à dématérialiser davantage, elle réduit ainsi les déchets.
Davantage de mobilité
Le flex office invite les usagers à s’approprier l’ensemble de l’espace et donc à se déplacer en fonction des activités. Cette mobilité est bénéfique pour la santé des collaborateurs. Ils sont ainsi incités à se déplacer régulièrement et s’activer davantage.
Les risques du flex office
La nécessité d’adopter une organisation rigoureuse
Le travail nomade implique l’adoption d’une organisation rigoureuse aussi bien pour les collaborateurs que pour la direction.
Une sous-estimation du taux d’occupation des locaux ou une mauvaise gestion de l’organisation du télétravail peuvent vite engendrer des situations problématiques : un employé qui erre dans les bureaux à la recherche d’une place disponible, un collaborateur qui cherche son collègue dans les étages avant de comprendre qu’il est ce jour-là en télétravail… Les exemples sont nombreux. Ce genre de situations a vite fait de générer du stress et d’entamer le moral et la motivation des salariés.
L’organisation est donc de mise. Pour planifier le télétravail, pour fixer des rendez-vous avec les équipes, pour réserver des espaces adaptés… Malgré son apparente flexibilité et liberté d’action, l’organisation en flex office implique en réalité beaucoup de rigueur.
La multiplication des espaces collaboratifs permet de pallier à ce genre de problème et de fluidifier l’organisation. C’est pourquoi, une bonne organisation en flex office n’engendre pas une diminution considérable de la surface des locaux. En effet, le flex office s’attache davantage à réaffecter les usages de l’espace de travail.
D’autre part, une bonne identification des différents espaces dans l’aménagement du bureau permettra aux collaborateurs de s’orienter plus aisément.
L’attachement au bureau individuel
Dans tout changement, les barrières humaines sont les plus difficiles à franchir. Le fait de devoir renoncer à son petit coin à soi est un obstacle qui semble souvent insurmontable. Au-delà de la présence rassurante d’objets personnels, la perte de son espace personnel est souvent perçue par le collaborateur comme une dépossession, le sentiment d’être exclu et d’être, comme son bureau, interchangeable. Ce sentiment d’exclusion peut influer sur le sentiment d’appartenance à l’équipe et engendrer sur le long terme un désengagement du collaborateur.
D’autre part, pour les managers, le bureau individuel est souvent synonyme d’un acquis statutaire de carrière et peu sont prêts à renoncer à cet avantage. Néanmoins, il pourrait s’avérer délicat de devoir imposer aux collaborateurs une organisation à laquelle les managers eux-mêmes ne veulent pas s’astreindre.
Un sentiment d’isolement ou de distanciation avec l’entreprise
Au-delà du bureau partagé, le flex office implique la notion de nomadisme du collaborateur.le flex office implique la notion de nomadisme du collaborateur. Connecté et autonome, il peut travailler n’importe où dans l’entreprise mais aussi chez lui ou dans un tiers lieu selon ses besoins et ses contraintes. Cette distance physique avec l’entreprise peut se transformer progressivement en distanciation psychique. Le challenge des entreprises est de développer des outils de communication permettant aux salariés d’échanger ensemble, de suivre l’avancement des projets et de participer à la vie quotidienne de l’entreprise même en distanciel.
Au bureau, le développement d’un lien fort avec l’entreprise et les équipes devient donc primordial. Cependant, l’organisation en bureau partagé est généralement cadrée par des règles strictes. Les salariés sont encouragés à changer de bureaux et de voisins de bureau chaque jour. Sous le prétexte de vouloir favoriser l’échanger, les collaborateurs qui travaillent souvent ensemble ou qui s’apprécient sont empêchés de se regrouper. Ces règles trop strictes risquent au contraire d’abîmer le lien social, créer de la frustration et faire naître un sentiment d’isolement.
Si le flex office répond aux évolutions de nos modes de travail, vers davantage de nomadisme et de flexibilité, il est indéniable que sa mise en œuvre ne s’improvise pas et que les inconvénients qu’il présente doivent être pris en compte avant de se lancer. L’entreprise doit être prête à se réinventer dans sa globalité. Réaménager l’ensemble des locaux, faire évoluer ses pratiques managériales, digitaliser son organisation, mettre en place un système de communication interne et accompagner activement ses salariés dans ce changement. Ainsi avec une bonne préparation et l’accompagnement de professionnels, l’entreprise réussira sa transition organisationnelle vers le flex office.
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